「エキップ社会保険労務士法人」の人事に役立つ社労士コラム  

年末調整の電子化

2019-11-14

年末調整の時期となりましたが、
年末調整は申告書類の配布・回収等時間や手間がかかる業務の一つです。

この業務時間を削減する方法として、「年末調整申告書の電子化」があります。
事前に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を
税務署へ提出し承認申請をすることで、各種申告書類を印刷することなく
「電子化」して保存することが国税庁で認められています。
※国税庁:「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」

対応するシステムを利用すれば、
申告書類をスマートフォンやパソコンから作成・提出できるようになるため
紙の申告書の配付・回収、保管までのプロセスをデータでのやり取りとなり、
業務負荷を大幅に軽減できると考えられます。

10月1日に国税庁HPで「年末調整手続の電子化に向けた取組について」が公表され、
2020年には申告書だけでなく金融機関(保険会社・銀行等)から発行される控除証明書も
電子データとして作成することが可能になります。

【参考】国税庁:年末調整手続の電子化に向けた取組について(令和2年分以降)
(菊沢)

旧姓の公的確認書類

2019-10-31

11月5日から住民票とマイナンバーカード等に旧姓を表示することができるようになります。
請求手続きにより、戸籍上の現姓に加え旧姓が併記されます。

旧姓を使用しやすくなるようにとの狙いがあるようです。

人事管理業務や手続業務では一人につき名前が2つというのは
間違えのきっかけになりうるので気をつけなくてはいけません。

参考:総務省「住民票、マイナンバーカード等への旧氏の併記について」

(藤代)

被保険者本人の署名(押印)が省略可能になった手続き

2019-10-09

厚生年金保険、協会けんぽの手続きにおいて
適用事務にかかる事業主等の事務負担の軽減を図る目的から
一部、被保険者本人の署名(または押印)が省略できるようになりました。
ただし、省略するにはそれぞれ条件がありますので、注意が必要です。

まず厚生年金保険において
被保険者本人の署名(押印)が省略可能になったのは
以下の手続きです。
(2019年5月~。電子申請の場合は委任状の省略が可能)

① 健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者関係届
② 年金手帳再交付申請書
③ 厚生年金保険養育期間標準報酬月額特例申出書・終了届(申出または終了)

省略できる条件は、
事業主が被保険者の届出意思を確認し、
備考欄に「届出意思確認済み」と記載すること です。

また、協会けんぽでは、以下の手続きについて
本人の署名(押印)が省略可能になりました。
(2019年9月~)

① 被保険者証再交付申請書
② 高齢受給者証再交付申請書
③ 高齢受給者基準収入額適用申請書
④ 被保険者証回収不能届

省略できる条件は、
・申請者(被保険者)本人が届出の記載を行う場合
 →申請者本人が届出の記載を行った旨を届出の備考部分等に記載する。
・事業主が届出の記載を行う場合
 →申請者(被保険者)本人に対し、届出の記載に誤りがないか確認した旨を届出の備考部分等に記載する。
となっています。

会社と本人の認識のズレが起こらないよう
意思、内容の確認は確実に行うことが前提となりますが、
会社の事務機能と本人の勤務場所が離れているなど
すぐに署名や押印がもらえない場合は特に有効な措置と言えます。

参考
日本年金機構:届出等における添付書類及び署名・押印等の取扱いの変更について
全国健康保険協会:署名・押印の取扱いが変更となりました

(高村)

年次有給休暇の付与要件

2019-09-27

2019年4月1日より、年に10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し
年5日については、使用者が確実に取得させることが義務となりました。
これは規模の大小を問わず、すべての企業が対象となっています。

労働基準法第39条では年次有給休暇の付与の要件の一つに、
「使用者は、その雇入れの日から起算して6箇月間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、
継続し、又は分割した10労働日の有給休暇を与えなければいけない」と定めています。

出勤率の8割は、次のように計算します。
<出勤率=出勤日÷全労働日>

出勤日とは、所定労働日で出勤した日、出勤したものとされる休業日を言います。
<出勤日=所定労働日で出勤した日+出勤したものとされる休業日>

出勤したものとされる休業日については、次の休業期間が含まれます。
・業務災害による休業期間
・育児休業・介護休業の期間
・産前産後の休業期間
・年次有給休暇を取得した期間

また全労働日とは、総暦日数から所定休日を除いた労働日を言います。
<全労働日=総暦日数-所定休日>

全労働日には、次の日については含みません。
・使用者の責めに帰すべき事由によって休業した日
・休日労働をさせた日

労働者ごとに入社日が異なる場合は、管理が煩雑になることもあります。
使用者は年次有給休暇管理簿を作成し、労働者に確実な年5日の年次有給休暇取得を促しましょう。

参考:厚生労働省 働き方改革関連法に関するハンドブック

(傳田)

令和元年度地域別最低賃金

2019-09-13

都道府県ごとに定められている「地域別最低賃金」は
毎年10月頃改定されることとなっておりますが、
2019年(令和元年)の最低賃金の改定額が決定しました。

地域別最低賃金の全国一覧
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/minimumichiran/
各都道府県によって発効日が異なっていますので、金額及び発効日を確認し、
発効日以降の労働日については、改定後の最低賃金を適用した賃金を支払わなければなりません。

たとえば発効日が令和元年10月1日の場合で、
賃金計算締切日が毎月20日締めの月末日払いだった場合、
原則は締日には関係なく、10月1日以降の労働分から新最低賃金を適用しなければなりません。

つまり同じ計算期間で9月21日から9月30日までが旧最低賃金、
10月1日から10月20日が新最低賃金での適用となるので、
計算期間途中での変更となり、計算が煩雑となってしまいます。

こうした不都合を避けるために、改定された最低賃金発効日の
直前の賃金計算締切日(8月21日~9月20日)までは旧最低賃金を適用し、
次の賃金計算締切日(9月21日~10月20日)からは改定された新最低賃金を適用とする
対応が考えられます。

時給者の賃金が最低賃金を下回っていないかを確認するとともに、
月給者についても1時間あたりの賃金額を算出して確認しておきましょう。

政府は2016年以降毎年3%程度ずつ(2019年は3.1%)最低賃金を引き上げ、
全国平均1,000円を目指すと表明しています。

【参考:厚生労働省 最低賃金制度の概要】
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/seido/kijunkyoku/minimum/minimum-09.htm
(菊沢)

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